Zatrudnianie cudzoziemców przeszło w 2025 roku największą przebudowę od dwóch dekad. Jeżeli powierzasz pracę osobom z zagranicy — albo dopiero planujesz — musisz wiedzieć, że zmieniły się nie tylko procedury, ale i poziom ryzyka. Stare nawyki („zrobimy oświadczenie jak zwykle") potrafią dziś kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych kary.
Ten wpis to praktyczne zestawienie obowiązków pracodawcy: co, gdzie, w jakim terminie i pod jaką sankcją. Bez prawniczego żargonu, za to z konkretami.
Nowa ustawa — co się zmieniło od 1 czerwca 2025
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Zastąpiła ona dotychczasowe przepisy ustawy o promocji zatrudnienia w zakresie zatrudniania obcokrajowców. Najważniejsze filary reformy:
- Pełna elektronizacja. Oświadczenia o powierzeniu pracy i wnioski o zezwolenie na pracę składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokument złożony w innej formie zostaje bez rozpatrzenia.
- Koniec testu rynku pracy. Zniesiono obowiązek uzyskania informacji starosty — to jeden etap mniej.
- Wyższe sankcje i niezapowiedziane kontrole. O tym niżej.
Dwie podstawowe ścieżki legalizacji pracy
Oświadczenie o powierzeniu pracy
Uproszczona procedura dla obywateli wybranych państw. Od 1 grudnia 2025 r. lista obejmuje obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy — Gruzję usunięto (oświadczenia wpisane przed 1 grudnia 2025 r. pozostają ważne do upływu terminu).
Zezwolenie na pracę
Dla pozostałych przypadków. Wydawane przez wojewodę, w kilku typach zależnie od charakteru zatrudnienia.
Jeśli zatrudniasz pracownika, który równocześnie legalizuje pobyt, najczęściej wchodzi w grę jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę — czyli karta pobytu na podstawie pracy.
Obowiązki informacyjne i terminy — tu najłatwiej o błąd
To sedno reformy i najczęstsze źródło kłopotów. Po zmianach obowiązki są podzielone między pracownika i pracodawcę, a terminy są krótkie:
| Zdarzenie | Termin | Kto zgłasza |
|---|---|---|
| Podjęcie pracy na podstawie oświadczenia | 7 dni | pracodawca |
| Niepodjęcie pracy (oświadczenie) | 14 dni | pracodawca |
| Utrata pracy przez cudzoziemca z zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę | 15 dni | pracodawca |
| Kopia umowy (po polsku) | przed powierzeniem pracy | pracodawca |
Dodatkowo skrócono ogólne okresy reakcji z 3 do 2 miesięcy (np. gdy cudzoziemiec nie podejmie pracy lub przerwie ją na dłużej). Zgłoszenie wcześniejszego zakończenia lub niepodjęcia pracy unieważnia oświadczenie z mocy prawa — o tym też trzeba pamiętać. Za uchybienia informacyjne grozi grzywna do 5 000 zł.
Opłaty od 1 grudnia 2025
| Czynność | Opłata |
|---|---|
| Wpis oświadczenia o powierzeniu pracy | 400 zł (wcześniej 100 zł) |
| Zezwolenie na pracę — do 3 miesięcy | 200 zł |
| Zezwolenie na pracę — powyżej 3 miesięcy | 400 zł |
| Zezwolenie na pracę — delegowanie | 800 zł |
| Zezwolenie na pracę sezonową | 120 zł |
Kary — dlaczego stawka jest dziś tak wysoka
Najpoważniejsza zmiana dla pracodawców to sankcje. Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł (wcześniej od 1 000 do 30 000 zł). Co istotne, część kar jest naliczana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców — im więcej osób zatrudnionych nieprawidłowo, tym wyższa kara. Inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu, a Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna mogą prowadzić kontrole bez zapowiedzi.
Jak nie zgubić się w terminach — praktyczne wskazówki
- Prowadź jeden kalendarz terminów urzędowych dla wszystkich zatrudnionych cudzoziemców.
- Zgłaszaj zdarzenia od razu, nie „pod koniec terminu" — margines błędu jest mały.
- Przechowuj kopie umów i potwierdzeń zgłoszeń (ustawa wymaga archiwizacji).
- Monitoruj nie tylko zezwolenia na pracę, ale i ważność pobytu pracowników.
- Jeśli skala rośnie, rozważ oddanie obsługi agencji — ryzyko i czas przestają być Twoim problemem.
To samo wsparcie oferujemy w ramach naszej agencji pracy dla cudzoziemców — łącznie z obsadą stanowisk w modelu pracy tymczasowej w produkcji i magazynach. Jeśli zatrudniasz obywateli Ukrainy, sprawdź też wpis o karcie pobytu dla Ukraińców (CUKR), bo zmienia on sytuację części Twoich pracowników.
FAQ — obowiązki pracodawcy
Czy mogę zatrudnić cudzoziemca tylko na oświadczenie? Tylko jeśli pochodzi z państwa objętego procedurą oświadczeniową (Armenia, Białoruś, Mołdawia, Ukraina). W innych przypadkach potrzebne jest zezwolenie na pracę.
Czy nadal muszę uzyskać informację starosty? Nie. Test rynku pracy zniesiono od 1 czerwca 2025 r.
Co grozi za przeoczenie terminu zgłoszenia? Za uchybienia informacyjne grzywna do 5 000 zł; za nielegalne powierzenie pracy — od 3 000 do 50 000 zł.
Czy kontrola może przyjść bez zapowiedzi? Tak. Po zmianach PIP i Straż Graniczna mogą kontrolować bez wcześniejszego uprzedzenia.
Czy umowa z cudzoziemcem musi być po polsku? Kopię umowy w języku polskim trzeba przekazać urzędowi przed powierzeniem pracy.
Potrzebujesz wsparcia?
Jeśli nie chcesz pilnować tych wszystkich terminów wewnętrznie, napisz do nas — przejmiemy legalizację pracy i pobytu Twoich pracowników oraz bieżącą obsługę zgłoszeń.
Podstawa prawna i źródła
Ustawa z 20 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 621) oraz rozporządzenia wykonawcze z 20 listopada 2025 r.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan na: 15 czerwca 2026.